Emite una cotización o presupuesto
Cotizar o enviar presupuestos es una práctica esencial en el mundo de los negocios y las transacciones comerciales. Al hacerlo, proporcionas a los clientes potenciales una estimación clara y detallada de los costos asociados con un producto o servicio en particular. Esto permite que ambas partes establezcan expectativas realistas y tomen decisiones informadas.
Cotizar o enviar un presupuesto también es una excelente manera de demostrar profesionalismo y compromiso hacia los clientes. Al elaborar un presupuesto detallado, muestras un nivel de atención al detalle y consideración hacia las necesidades específicas de cada cliente. Además, al presentar un precio claro y competitivo, se construye confianza y se fomenta una relación sólida desde el principio.
Emite una factura
Recuerda que siempre debes entregar facturas cuando ofreces un servicio profesional, incluso si los servicios que ofreces no están sujetos a IVA. Además, si tu cliente es un agente de retención, tiene la obligación de retenerte la totalidad o parte del IVA generado y un porcentaje como adelanto de impuesto a la renta. Los porcentajes dependerán de tu actividad.
Después de haber emitido una factura que haya sido autorizada, si cometiste un error o si el servicio no se llevó a cabo, tienes dos opciones para anular el comprobante:
- Generar una nota de crédito con el valor total de la factura o, si es una corrección de precio, con el valor que debes descontar de la factura e indicar el motivo por el cual haces la corrección. Este documento también debe ser autorizado por el SRI.
- Anular la factura, el SRI te da un plazo máximo de hasta 90 días posterior a la autorización para realizar esta acción. Debes hacerlo directamente en tu cuenta del SRI y también anularla en tu plataforma de facturación electrónica para tus registros.
Cobra por tus servicios
La forma de pago para tus servicios dependerá de los montos y plazos que hayas establecido, generalmente en una cotización previa. Ten en cuenta que esto debe quedar muy claro y ser aceptado por tu cliente antes de comenzar a trabajar.
Lo más común es recibir un adelanto para empezar a trabajar y el valor restante al final, una vez que tu cliente haya aceptado el servicio a conformidad.
Para garantizar tu negocio y la comodidad del cliente evita estás prácticas:
Cobrar muy tarde u olvidarte de facturar
Da la impresión de que no te importa el dinero y que eres desorganizado. Además, en ocasiones puedes llegar a causar inconvenientes al cliente al cobrar tarde, ya que el pago se gestiona en un mes diferente al que se había contemplado.
Pedir todo el pago por adelantado
Puede parecer que desconfías de tu cliente o que no tienes liquidez para iniciar el proyecto. Además, no todos los clientes aceptarán pagar por un servicio que aún no han recibido.
Cobro completo contra entrega
Puede pensarse que al final vas a querer hacer recargos por "servicios extra" sin haberlo acordado previamente con el cliente.
Cobrar con demasiada insistencia
Es necesario cobrar tus facturas pendientes, pero si llegas al punto de molestar, puede parecer que estás desesperado y que dependes únicamente de ese cliente. Esto es perjudicial para tu imagen y para tener la capacidad de negociar precios.
Conclusión
Mantener una relación comercial adecuada con los clientes como profesional independiente o freelancer es esencial para garantizar el reconocimiento y el éxito en el mercado. Esto implica establecer un proceso de cotización personalizado y detallado, proporcionando una estimación clara de los costos y beneficios para que los clientes tomen decisiones informadas. Además, emitir facturas precisas y oportunas demuestra seriedad y compromiso, cumpliendo con las obligaciones fiscales y generando confianza en la transparencia de las operaciones. Un enfoque colaborativo en el cobro, con plazos razonables y una entrega de servicios de calidad y satisfactoria, permitirá construir una reputación sólida y mantener relaciones duraderas con los clientes, asegurando un crecimiento profesional sostenible.